Peminjaman Arsip 

Peminjaman arsip adalah keluarnya arsip dari file, karena dipinjam baik oleh unit kerja sendiri maupun dari unit kerja lain dalam organisasi. Peminjaman dilakukan melalui pencatatan oleh petugas arsip dengan cara menggunakan formulir pinjam arsip (out-slip).

Guna untuk memberikan pelayanan yang prima, mudah dan cepat terutama dalam layanan peminjaman arsip. Kantor Arsip USU menawarkan beberapa langkah, yang dapat diikuti oleh pengguna. Diantaranya pengguna terlebih dahulu mengisi form peminjaman arsip yang dapat di unduh (terlampir) kemudian dapat langsung mendatangi Kantor  Arsip USU atau dapat mengirimkan via email  This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Persyaratan Pelayanan :

1. Surat Pengantar
   - Apabila pengguna berasal dari Lingkungan USU, Surat pengantar berasal dari unit kerja di lingkungan USU dan ditujukan Ke Kepala Kantor Arsip USU.
   - Apabila pengguna berasal dari luar Lingkungan USU (Masyarakat Umum), Surat Pengantar ditujukan ke Rektor USU kemudian diteruskan Ke Kepala Kantor Arsip USU.
2. Kartu Identitas

Mekanisme dan Prosedur :

1. Pengguna mengunjungi Kantor Arsip USU
2. Pengguna memberitahu informasi yang dibutuhkan
3. Kasub Pelayanan dan Anggota Pelayanan memberikan pelayanan kepada Pengguna dan mengarahkan Pengguna untuk mengisi Buku Tamu Kantor Arsip USU
4. Kasub Pelayanan meminta Surat Pengantar sebagai prosedur awal Pelayanan Arsip di Kantor Arsip USU dan diberikan kepada Kepala Kantor Arsip USU
5. Kepala Kantor Arsip menyetujui Surat Pengantar dan mengarahkan Kasub Pelayanan untuk memproses Peminjaman Arsip
6. Kasub Pelayanan mengkonfirmasi ke Anggota Pelayanan untuk memproses pencarian arsip yang dibutuhkan
7. Anggota Pelayanan mengkonfirmasi ke bagian Manajamen Arsip untuk melakukan pencarian arsip yang dibutuhkan
8. Bagian Manajemen Arsip mengecek arsip di Daftar Pertelaan Arsip, kemudian apabila Arsip sudah ditemukan, bagian Manajemen Arsip mengambil arsip di Ruang Penyimpanan Arsip dengan membawa catatan Nomor Rak dan Nomor Box dimana arsip tersebut disimpan.
9. Kemudian bagian Manajemen Arsip memberikan arsip ke Anggota Pelayanan, lalu Anggota Pelayanan melakukan pengecekan SKKA untuk dapat dilihat apakah arsip tersebut bersifat publik, terbatas, dan rahasia.
10. Kemudian Anggota Pelayanan memberikan Arsip yang dibutuhkan kepada Pengguna
11. Anggota Pelayanan mengarahkan Pengguna untuk mengisi Form Peminjaman Arsip, Buku Registrasi Peminjaman Arsip dan Daftar Arsip yang dipinjam
12. Anggota Pelayanan mempersiapkan administrasi peminjaman, seperti memfotocopy Kartu Identitas Pengunjung sebagai bahan pertinggal.

Publikasi Arsip 

Publikasi kearsipan dapat melalui media cetak maupun elektronik. Publikasi kearsipan bisa dilakukan dengan penerbitan buku, majalah dan jurnal kearsipan, foto, dokumen kearsipan dalam website, rekaman suara, video di kanal youtube dan sosial media.

Persyaratan Pelayanan :

1. Terdapat daftar informasi arsip yang telah dikategorisasikan sesuai jenis keterbukaanya.
2. Arsip Statis terbuka dapat diakses, Arsip Statis tertutup tidak dapat diakses

Mekanisme dan Prosedur :

1. Menerima daftar arsip yang telah dikelola dengan baik dari bagian manajemen arsip.
2. Menentukan informasi berdasarkan sifat keterbukaan arsip dengan mengikuti pedoman yaitu Peraturan Rektor Universitas Sumatera Utara Nomor 47 Tahun 2017 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan Akses Arsip Universitas sumatera Utara
3. Memeriksa dan menyetujui daftar arsip yang diizinkan untuk publik setelah dikategorisasikan
4. Mangarahkan untuk mempublikasikan
5. Menayangkan dan mengumumkan informasi publik melalui website Kantor Arsip
6. Melakukan pemukhtahiran dan memantau masa tayang informasi publik sesuai jangka waktu yang ditetapkan

Galeri Arsip

Salah satu kegiatan galeri arsip adalah pameran kearsipan. Pameran kearsipan bertujuan untuk eksistensi organisasi, penyebarluasan fungsi organisasi, meningkatkan pengetahuan masyarakat, meningkatkan kesadaran masyarakat, meningkatkan kepedulian masyarakat, dan mencerdaskan kehidupan bangsa.

Persyaratan Pelayanan :

1. Surat Tugas.
2. Daftar Arsip yang akan di pamerkan.

Mekanisme dan Prosedur :

1. Kantor arsip menerima surat tugas;
2. Melakukan koordinasi dengan seluruh tim kantor arsip untuk mempersiapkan arsip yang akan ditampilkan untuk pameran;
3. Menyusun draft rancang lay out pameran;
4. Melakukan survey lokasi atau tempat penyelenggaraan pemeran;
5. Melakukan koordinasi dengan Biro Aset tentang persiapan instalasi listrik;
6. Tim kantor arsip mempersiapkan dan memastikan semua kebutuhan pameran selesai pada H-1.

Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan untuk menghancurkan arsip secara fisik dan identitas yang melekat di arsip, dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya. Dilakukan jika telah mencapai usia musnah berdasarkan jadwal retensi arsip berdasarkan prosedur pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku yang di tetapkan Universitas Sumatera Utara.

Persyaratan Pelayanan :

1. Daftar Arsip Usul Musnah
2. Berita acara Pemusnahan Arsip

Mekanisme dan Prosedur :

1. Pembentukan panitia penilai arsip
2. Penyeleksian arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip
3. Pembuatan daftar arsip usul musnah
4. Penilaian arsip terhadap arsip yang akan dimusnahkan oleh panitia arsip
5. Permintaan persetujuan pemusnahan arsip dari pimpinan pencipta arsip berdasarkan JRA
   - Arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun harus mendapat persetujuan dari Kepala ANRI
   - Arsip yang memiliki retensi dibawah 10 tahun cukup persetujuan dari pimpinan pencipta arip dan tembusan ke Kepala ANRI