Pengolahan Arsip Statis

Pengeloahan Arsip Statis di lingkungan USU dilaksanakan oleh Kantor Arsip USU terhadap arsip statis yang diserahkan oleh unit pencipta arsip dilingkungan USU dan sivitas akademika.

Persyaratan Pelayanan :

1. Telah melalui proses serah terima arsip statis dari hasil Akuisisi Arsip Statis

Mekanisme dan Prosedur :

1. Kantor Arsip USU menerima Arsip Statis hasil akuisisi dari Unit Pencipta Arsip
2. Tim manajemen arsip mengidentifikasi arsip yang akan diolah untuk mengetahui hal¬-hal yang berkaitan dengan: Jumlah, Kondisi fisik, Sistem penataan, Pencipta arsip,
3. Menyusun rencana teknis dan skema pengaturan arsip sementara
4. Melakukan rekonstruksi arsip, dilakukan dengan mengelompokkan arsip sesuai dengan asal usul dan penataan awal arsip untuk selanjutnya dideskripsi
5. Manuver/penyatuan informasi dan fisik arsip ke dalam folder arsip,
6. Memberi kode klasifikasi dan menentukan masa retensi arsip dengan JRA
7. Memberi label boks dan penataan boks. Label boks arsip terdiri atas: nama pencipta arsip, tahun, nomor urut boks, nomor urut arsip
8. Menulis draf daftar arsip statis,
9. Menyempurnakan draf daftar arsip statis,
10. Melakukan Pengesahan dan penandatanganan daftar arsip statis yang telah disempurnakan oleh Kepala Kantor Arsip yang bertanggung jawab terhadap pengolahan arsip statis,
11. Menyimpan arsip statis yang telah diolah di dalam Roll O’pack (Lemari besi arsip)