Pengolahan Arsip Statis

Pengeloahan Arsip Statis di lingkungan USU dilaksanakan oleh Kantor Arsip USU terhadap arsip statis yang diserahkan oleh unit pencipta arsip dilingkungan USU dan sivitas akademika.

Persyaratan Pelayanan :

1. Telah melalui proses serah terima arsip statis dari hasil Akuisisi Arsip Statis

Mekanisme dan Prosedur :

1. Kantor Arsip USU menerima Arsip Statis hasil akuisisi dari Unit Pencipta Arsip
2. Tim manajemen arsip mengidentifikasi arsip yang akan diolah untuk mengetahui hal¬-hal yang berkaitan dengan: Jumlah, Kondisi fisik, Sistem penataan, Pencipta arsip,
3. Menyusun rencana teknis dan skema pengaturan arsip sementara
4. Melakukan rekonstruksi arsip, dilakukan dengan mengelompokkan arsip sesuai dengan asal usul dan penataan awal arsip untuk selanjutnya dideskripsi
5. Manuver/penyatuan informasi dan fisik arsip ke dalam folder arsip,
6. Memberi kode klasifikasi dan menentukan masa retensi arsip dengan JRA
7. Memberi label boks dan penataan boks. Label boks arsip terdiri atas: nama pencipta arsip, tahun, nomor urut boks, nomor urut arsip
8. Menulis draf daftar arsip statis,
9. Menyempurnakan draf daftar arsip statis,
10. Melakukan Pengesahan dan penandatanganan daftar arsip statis yang telah disempurnakan oleh Kepala Kantor Arsip yang bertanggung jawab terhadap pengolahan arsip statis,
11. Menyimpan arsip statis yang telah diolah di dalam Roll O’pack (Lemari besi arsip)

Akuisisi Arsip

Akuisisi Arsip Statis adalah proses penambahan khazanah arsip statis pada Kantor Arsip USU yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis. Hak pengelolaannya dari unit pengolah melalui proses pendokumentasian yang jelas mulai dari penilaian, penataan dan pembuatan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) serta berita acara serah terimanya. 

Persyaratan Pelayanan :

1. Pengguna dari Unit Pencipta Arsip mengajukan surat permohonan untuk dilakukan pelayanan akuisisi arsip statis.
2. Arsip statis yang akan diakuisisi telah ditetapkan sebagai arsip statis melalui proses penilaian dan dinyatakan telah selesai masa simpan dinamis dan inaktifnya.
3. Arsip statis teratur dan terdaftar dengan baik sesuai bentuk dan medianya
4. Arsip statis dikelompokkan berdasarkan asal-usul dan aturan asli.
5. Fisik arsip yang akan diakusisi tersimpan dalam folder dan boks arsip
6. Unit pencipta arsip membawa daftar arsip usul serah, berita acara penyerahan arsip statis dan arsipnya
7. Serah terima arsip statis dari hasil akuisisi arsip statis wajib didokumentasikan
8. Membentuk tim akuisisi arsip statis yang terdiri dari pimpinan unit pencipta arsip, arsiparis dan/atau pengelola arsip

Mekanisme dan Prosedur :

1. Monitoring terhadap fisik arsip dan daftar arsip usul serah oleh Kantor Arsip USU
2. Verifikasi dan penilaian terhadap arsip statis yang akan diakuisisi memenuhi syarat dan terdapat dalam DPA oleh Panitia Penilai arsip Kantor Arsip USU
3. Menetapkan status arsip apakah menerima arsip yang akan diakuisisi tersebut atau tidak jika ya, Unit Pencipta Arsip membuat daftar Penyerahan Arsip Statis dan riwayat sejarah administrasi arsip statis, jika tidak maka dikembalikan ke Unit Pencipta Arsip untuk disesuaikan.
4. Tim akuisisi dari Unit Pencipta Arsip menata arsip yang akan diserahkan kedalam folder dan boks serta diberi label.
5. Unit Pencipta Arsip mengirim surat pemberitahuan menyerahkan arsip statis ke Kantor Arsip USU dilengkapi Surat pernyataan bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan.
6. Verifikasi dan persetujuan dari Kepala Kantor Arsip USU
7. Pengangkutan atau pengiriman arsip statis oleh tim akuisisi arsip dari Unit Pencipta Arsip
8. Pelaksanaan akusisi arsip statis dan penandatanganan berita acara serah terima arsip statis oleh Unit Pencipta Arsip dan Kantor Arsip USU.

Standar Operasional Prosedur (SOP) Kantor Arsip Universitas Sumatera Utara