Keamanan
Keamanan informasi merupakan masalah penting bagi setiap lembaga, khususnya dengan tingkat ketergantungan kita pada teknologi untuk melakukan bisnis. Setiap lembaga harus memastikan bahwa informasi dan arsip mereka terjamin keamanannya sehingga arsipnya tidak dapat:

1. Dirusak atau diubah tanpa izin
2. Dihancurkan tanpa izin
3. Diakses secara tidak sah

Dalam membuat sistem keamanan arsip, hal yang perlu dipertimbangkan selain mekanisme dalam mengakses arsip, juga perlu dipertimbangkan keberlanjutan sistem tersebut. Sehingga arsip yang tersimpan pada sistem akan selalu dapat diakses.

 
Pelestarian
Melestarikan arsip berarti memastikan bahwa arsip dapat diakses selama diperlukan. Anda dapat melestarikan arsip tercetak dengan melakukan penanganan yang sesuai prosedur dan penyimpanan di lingkungan yang terlindungi dan terkendali. Pelestarian arsip digital dan audiovisual lebih kompleks dari itu. Selain perlu penanganan hati-hati, penyimpanan dalam lingkungan khusus, arsip digital juga harus dipindahkan ke platform baru dengan format baru. Hal tersebut dilakukan untuk menghindari kerusakan dan memastikan bahwa informasi yang terkandung dalam arsip terus dapat diakses dan dipahami selama diperlukan. Ingat bahwa arsip Anda akan memburuk, apakah mereka kertas, fotografi, digital atau audiovisual. Sedangkan tingkat kerusakan akan berbeda, umur dari arsip Anda dan informasi yang dikandungnya akan bergantung pada tindakan pelestarian yang Anda terapkan.
 
Pelestarian arsip tercetak
Penyebab kerusakan arsip tercetak terbagi dua jenis, kerusakan kimiawi dan fisik

Kerusakan kimiawi :

1. Warna kertas memudar akibat terkena sinar UV atau sinar lampu yang terlalu terang
2. Kerusakan akibat kelembaban yang terlalu tinggi
3. Kerusakan akibat tingkat keasaman yang tinggi pada kertas
4. Kerusakan kertas akibat media yang digunakan untuk mencetak kertas tersebut (misal:tinta) tinta dari printer, balpoin yang memiliki keasaman yang tinggi dapat merusak kertas

Kerusakan fisik :

1. Kerusakan akibat penggunaan seperti, robek,
2. Lipatan-lipatan pada kertas dapat mengakibatkan kertas mudah robek
3. Kerusakan akibat serangga
4. Kerusakan akibat temperatur dan kelembaban yang tidak stabil

Perawatan
Perawatan yang tepat akan membantu dalam menjaga arsip selama mereka masih dibutuhkan.

1. Pergunakan arsip secara hati-hati
2. Pastikan tangan anda dalam keadaan bersih ketika memegang arsip, atau gunakan sarung tangan bila diperlukan
3. Bawalah arsip tercetak dengan alas yang kaku, terutama dalam jarak jauh atau bila arsip tersebut mudah rusak/rapuh.
4. Berikan pelindung pada dokumen untuk melindungi mereka dari abrasi, tinta atau bahan perekat yang dapat merusak dokumen.
5. Gunakan troli dengan alas datar ketika membawa arsip berukuran besar.

Alat Penyimpanan Arsip

Ketika akan menentukan alat yang digunakan untuk menyimpan arsip, perlu diperhatikan bahan dasar dari alat tersebut. Pastikan tidak menggunakan bahan-bahan yang memiliki tingkat keasaman yang tinggi karena akan merusak kertas. Kemudian bila ingin menggunakan pelindung plastik, pastikan menggunakan plastik dengan kualitas yang bagus agar plastik tidak menempel pada kertas bila disimpan dalam waktu yang lama. Kemudian perlu juga dipertimbangkan kemungkinan bencana atau kerusakan yang akan menimpa arsip, seperti banjir, kebakaran, gempa bumi, dan lain-lain. Sehingga alat penyimpanan yang digunakan dapat mengantisipasi kemungkinan bencana tersebut.

Klasifikasi Arsip

Klasifikasi arsip merupakan salah satu instrumen wajib yang harus dimiliki oleh pencipta arsip dalam penyelenggaraan kearsipan suatu lembaga sebagaimana yang diamanatkan Pasal 40 ayat (4) Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 32 ayat (2) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Tahun 2009 yang menyatakan bahwa untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. Klasifikasi arsip yang disusun haru berdasarkan fungsi dan tugas pencipta arsip, sehingga dalam melakukan pemberkasan, penyimpanan, dan penemuan kembali arsip serta penyusutannya berjalan sesuai dengan mekanisme pengelolaan arsip yang efektif dan efisien.

Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan.(UU Nomor 43/2009 Psl 1 No.23). Penyusutan arsip dilakukan oleh pencipta arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Lembaga Negara, pemerintah daerah, PTN, BUMN dan BUMD wajib memiliki JRA yang ditetapkan oleh pimpinan lembaga setelah mendapat persetujuan kepala ANRI sedangkan PTS, Perusahaan swasta, orpol dan ormas harus memiliki JRA yang ditetapkan oleh pimpinan setelah mendapat pertimbangan kepala ANRI.

Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip adalah kegiatan memusnahkan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan (Perka ANRI Nomor 25 tahun 2012 tentang pedoman pemusnahan arsip).

Tujuan Pemusnahan Arsip

1. Efisiensi dan efektifitas kerja
2. Penyelamatan informasi dari pihak yang tidak berhak untuk mengetahuinya

Prinsip Pemusnahan Arsip

1. Sesuai Prosedur dan Perundang-undangan
2. Tanggung jawab pencipta arsip
3. Dilakukan oleh Unit Kearsipan setelah ada persetujuan PPA dan atau Kepala ANRI
4. Pelaksanaan pemusnahan di lingkungan UK/ditempat lain dibawah koordinasi dan tanggung jawab UK pencipta arsip
5. Pemusnahan Non arsip di Unit Pengolah
6. Dilakukan secara total baik fisik dan informasinya

Kriteria Pemusnahan Arsip

1. Tidak memiliki nilai guna
2. Telah habis retensi dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA
3. Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang
4. Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara

Setiap arsip perlu  disimpan selama masa yang telah ditentukan. Dalam konteks penyimpanan arsip, lokasi penyimpanan arsip merupakan hal yang paling penting.

Berikut ini adalah beberapa konsep yang sering muncul dalam topik penyimpanan arsip, yaitu:

1. Sentralisasi, Konsep sentralisasi mengatur penyimpanan arsip agar terkumpul pada satu tempat.
2. Desentralisasi, Konsep desentralisasi mengatur penyimpanan arsip agar tetap terkumpul pada setiap unit kerja / bagian.
3. On site, Arsip disimpan di lokasi yang sama dengan kantor lembaga yang bersangkutan.
4. Off site, Arsip disimpan di lokasi yang berbeda dengan kantor lembaga tersebut.

Selain lokasi penyimpanan arsip, berikut ini adalah hal lain yang perlu dipertimbangkan dalam menyimpan sebuah arsip:

1. Waktu penyimpanan arsip, Selain mempengaruhi perlakuannya saat proses pelestarian, waktu penyimpanan juga akan mempengaruhi lokasi penyimpanan arsip.
2. Format arsip, Format arsip akan sangat mempengaruhi proses pelestariannya.
3. Frekuensi akses arsip, Arsip yang memiliki frekuensi akses yang tinggi lebih baik disimpan di tempat yang dekat dengan unit kerja, begitu juga sebaliknya.