Pengelolaan arsip foto terdiri dari foto positif maupun negative foto baik dalam bentuk klise maupun VCD yang meliputi penciptaan, penataan, pemeliharaan, penyusutan dan pelayanan/penyajian. Khusus untuk arsip foto yang sudah memasuki masa inaktif terlebih dahulu dilakukan pengolahan yang meliputi beberapa tahapan yaitu survey, seleksi, pendeskripsian, penyusunan skema, penomoran, penyimpanan dalam amplop, penataan dalam kotak arsip foto dan penyusunan daftar arsip foto.
Penataan arsip foto inaktif dan statis dapat dilakukan dengan cara:
1. Tahap Penomoran
Penomoran arsip foto dicantumkan pada sudut kanan atas pada amplop foto dan lembar belakang foto. Untuk lembar belakang foto sebaiknya juga dibubuhi cap dinas/instansi pencipta arsip foto. Penulisan nomor pada arsip foto dilakukan sesuai dengan penulisan nomor di organisasi/instansi pencipta arsip. Jika tidak memiliki kode klasifikasi khusus arsip foto, penomoran dapat dilakukan berdasarkan penomoran naskah dinas/surat dengan kode klasifikasi naskah dinas/surat, misalnya AF.HM.01.06/2/FMIPA/2017, dapat diartikan:
AF : Arsip foto
HM.01.06 : Kode klasifikasi untuk dokumentasi kegiatan
2 : Nomor urut foto
FMIPA : Unit pencipta foto
2017 : Tahun foto dibuat
2. Tahap Penyimpanan Dalam Amplop
Dalam tahap ini, foto disimpan di dalam amplop yang telah diberi nomor di sudut kanan atas amplop. Setiap satu amplop foto digunakan untuk menyimpan satu foto atau satu negatif foto/VCD. Untuk arsip master negatif kamera digital/VCD disimpan kedalam amplop dengan bahan kertas bebas asam.
3. Tahap Penataan Amplop Dalam Box Foto
Setelah foto dimasukkan ke dalam amplop, amplop foto kemudian ditata sesuai dengan kode klasifikasi foto di dalam box foto (penyusunan arsip foto sama dengan penyusunan naskah dinas/surat pada proses pemberkasan di dalam filing cabinet). Pada box foto dicantumkan nama organisasi/instansi, nama kegiatan/peristiwa/subyek arsip foto dan nomor rak atau nomor urut penataan box. Terakhir, box foto ditata di lemari arsip.
4. Tahap Penyusunan Daftar Arsip Foto
Tahap penyusunan daftar arsip foto merupakan tahap terakhir dari penataan arsip foto. Daftar arsip foto dapat digunakan dalam kegiatan penyusutan dan sarana penemuan kembali arsip. Kolom-kolom pada Daftar Arsip Foto dapat dibuat seperti pada Daftar Arsip Aktif, antara lain nomor, kode klasifikasi, nomor berkas, pencipta arsip, judul kegiatan, jenis/series dan deskripsi Arsip, tahun, jumlah (item), media arsip, retensi, lokasi penyimpanan, keterangan dan tingkat perkembangan
Penataan arsip foto sebagai salah satu kegiatan dalam pengelolaan arsip yang efisien, efektif dan sistematis sebagai sarana bantu penemuan kembali arsip statis dan membantu menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara serta meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya sesuai tujuan kearsipan berdasarkan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.