evden eve nakliyatdepolamadepolamaevden eveevden eve nakliyat firmalarınakliyeistanbul evden eve nakliyatevden eve nakliyatnakliyatdepolama
Pengelolaan arsip foto terdiri dari foto positif maupun negative foto baik dalam bentuk klise maupun VCD yang meliputi penciptaan, penataan, pemeliharaan, penyusutan dan pelayanan/penyajian. Khusus untuk arsip foto yang sudah memasuki masa inaktif terlebih dahulu dilakukan pengolahan yang meliputi beberapa tahapan yaitu survey, seleksi, pendeskripsian, penyusunan skema, penomoran, penyimpanan dalam amplop, penataan dalam kotak arsip foto dan penyusunan daftar arsip foto.
Penataan arsip foto inaktif dan statis dapat dilakukan dengan cara:
1. Tahap Penomoran
Penomoran arsip foto dicantumkan pada sudut kanan atas pada amplop foto dan lembar belakang foto. Untuk lembar belakang foto sebaiknya juga dibubuhi cap dinas/instansi pencipta arsip foto. Penulisan nomor pada arsip foto dilakukan sesuai dengan penulisan nomor di organisasi/instansi pencipta arsip. Jika tidak memiliki kode klasifikasi khusus arsip foto, penomoran dapat dilakukan berdasarkan penomoran naskah dinas/surat dengan kode klasifikasi naskah dinas/surat, misalnya AF.HM.01.06/2/FMIPA/2017, dapat diartikan:
AF : Arsip foto
HM.01.06 : Kode klasifikasi untuk dokumentasi kegiatan
2 : Nomor urut foto
FMIPA : Unit pencipta foto
2017 : Tahun foto dibuat
2. Tahap Penyimpanan Dalam Amplop
Dalam tahap ini, foto disimpan di dalam amplop yang telah diberi nomor di sudut kanan atas amplop. Setiap satu amplop foto digunakan untuk menyimpan satu foto atau satu negatif foto/VCD. Untuk arsip master negatif kamera digital/VCD disimpan kedalam amplop dengan bahan kertas bebas asam.
3. Tahap Penataan Amplop Dalam Box Foto
Setelah foto dimasukkan ke dalam amplop, amplop foto kemudian ditata sesuai dengan kode klasifikasi foto di dalam box foto (penyusunan arsip foto sama dengan penyusunan naskah dinas/surat pada proses pemberkasan di dalam filing cabinet). Pada box foto dicantumkan nama organisasi/instansi, nama kegiatan/peristiwa/subyek arsip foto dan nomor rak atau nomor urut penataan box. Terakhir, box foto ditata di lemari arsip.
4. Tahap Penyusunan Daftar Arsip Foto
Tahap penyusunan daftar arsip foto merupakan tahap terakhir dari penataan arsip foto. Daftar arsip foto dapat digunakan dalam kegiatan penyusutan dan sarana penemuan kembali arsip. Kolom-kolom pada Daftar Arsip Foto dapat dibuat seperti pada Daftar Arsip Aktif, antara lain nomor, kode klasifikasi, nomor berkas, pencipta arsip, judul kegiatan, jenis/series dan deskripsi Arsip, tahun, jumlah (item), media arsip, retensi, lokasi penyimpanan, keterangan dan tingkat perkembangan
Penataan arsip foto sebagai salah satu kegiatan dalam pengelolaan arsip yang efisien, efektif dan sistematis sebagai sarana bantu penemuan kembali arsip statis dan membantu menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara serta meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya sesuai tujuan kearsipan berdasarkan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Dalam bidang kearsipan, Ijazah merupakan arsip vital. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia nomor 14 tahun 2017 tentang Ijazah dan Sertifikat Hasil Ujian Nasional pasal 1 ayat (1) disebutkan bahwa ijazah adalah sertifikat pengakuan atas prestasi belajar dan kelulusan dari suatu jenjang pendidikan formal atau pendidikan nonformal. Ijazah sebagai salah satu arsip pribadi yang diperoleh setelah menempuh pendidikan atau kursus sebaiknya kita simpan dengan baik. Selain sebagai bentuk pengakuan yang sah dari negara, ijazah juga memiliki banyak manfaat lainnya, antara lain sebagai syarat untuk melanjutkan pendidikan ke tingkat yang lebih tinggi dan syarat untuk mendapatkan pekerjaan/melamar pekerjaan.
Berdasarkan tingkatannya, menurut Betty R. Ricks (1992), arsip vital terdiri dari:
Dilihat dari tingkatannya tersebut, ijazah dapat dikategorikan ke dalam arsip penting karena diperlukan untuk kelangsungan urusan (misalnya melamar pekerjaan) dan dapat diganti. Hal itu berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia nomor 14 tahun 2017 tentang Ijazah dan Sertifikat Hasil Ujian Nasional pasal 9 ayat 2 bahwa terhadap ijazah yang rusak, hilang, atau musnah, sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dapat diterbitkan surat keterangan pengganti ijazah. Dan untuk melindungi dan mencegah arsip vital, termasuk ijazah, dari ancaman rusak ataupun hilang, diperlukan metode perlindungan yang dapat diterapkan.
Berikut tiga metode perlindungan terhadap arsip vital menurut Ira A. Penn (1994):
Dalam memilih metode perlindungan di atas, perlu diperhatikan juga kebutuhan aksesibilitas (akses atas informasi dan bentuknya), lamanya masa simpan (arsip vital yang masa simpannya pendek akan memerlukan metode penyimpanan yang berbeda dengan arsip vital yang masa simpannya panjang), dan kualitas fisik arsip (media arsip akan menentukan bagaimana arsip akan dilindungi).
Arsip vital yang tersimpan baik akan memudahkan dalam penemuan kembali arsip apabila dibutuhkan baik sebelum atau sesudah terjadi keadaan darurat karena sesuai dengan fungsinya, arsip vital memiliki fungsi sebagai penunjang kelangsungan suatu organisasi. Juga, terhadap diri kita sendiri, arsip pribadi kita yang bersifat vital akan sangat dibutuhkan selama kita masih hidup.
Sumber:
Hari Senin-Kamis | Pukul 08:30-16:00 |
Istirahat | Pukul 12:00-13:30 |
Hari Jum’at | Pukul 08:30-16:00 |
Istirahat | Pukul 12:00-14:00 |