Kegiatan Workshop Pengelolaan Arsip Dinamis di Lingkungan Universitas Sumatera Utara berlangsung dalam 2 tahap yakni Tahap I pada hari Selasa-Jumat, 8-11 Februari 2022 dan Tahap II pada hari Senin-Rabu, 14-16 Maret 2022. Kegiatan diadakan secara luring di ruang rapat Kantor Arsip Universitas lantai 2 dan diikuti oleh 43 pengelola arsip dari unit kerja di lingkungan Universitas Sumatera Utara.
Pada tahap I, kegiatan dilaksanakan sesuai jadwal yang telah ditentukan dan diikuti oleh 18 peserta yang merupakan pengelola arsip dari Fakultas Kedokteran; Lembaga Penelitian; Pusat Sistem Informasi; Fakultas Kedokteran Gigi; Pusat Bahasa; Biro Sistem Informasi, Perencanaan dan Pengembangan; Fakultas Psikologi; Rumah Sakit Gigi dan Mulut; Biro Kemahasiswaan dan Kealumnian; Lembaga Pengabdian pada Masyarakat; Fakultas Ilmu Budaya; Fakultas Hukum; Biro Sumber Daya Manusia; Fakultas Ekonomi dan Bisnis; Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam; Laboratorium Ilmu Dasar; Biro Keuangan; dan Perpustakaan.
Dan pada tahap II, diikuti oleh 25 peserta yang merupakan pengelola arsip dari Majelis Wali Amanat; Senat Akademik; Dewan Guru Besar; Sekretaris Universitas; Fakultas Pertanian; Fakultas Teknik; Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik; Fakultas Kesehatan Masyarakat; Fakultas Keperawatan; Fakultas Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi; Fakultas Kehutanan; Sekolah Pascasarjana; Rumah Sakit Pendidikan; Biro Akademik; Biro Penelitian, Pengabdian kepada Masyarakat dan Kerja Sama; Biro Pengelolaan Aset dan Usaha; Kantor Urusan Hukum; Kantor Humas, Protokoler dan Promosi; Kantor Urusan Internasional; Kantor Akuntansi dan Pelaporan; Satuan Audit Internal; Unit Manajemen Mutu; Unit Pelayanan dan Pengembangan Pendidikan; dan Laboratorium Terpadu.
Kegiatan dimulai dengan sambutan dan penyampaian selayang pandang Kantor Arsip Universitas oleh Ibu Aisyah, SE.,M.Si. dalam acara ini Ibu Aisyah, SE.,M.Si selaku Kepala Kantor Arsip Universitas memperkenalkan secara singkat mengenai sejarah Kantor Arsip dan apa saja yang menjadi fokus pelayanan pada Kantor Arsip Universitas. Kemudian, Ibu Aisyah, SE.,M.Si juga menyampaikan hal penting yang perlu diketahui oleh pengelola arsip meliputi: 1. Informasi mengenai program diklat kearsipan dari ANRI sebagai sertifikasi dan kompetensi bagi para pengelola arsip di lingkungan Universitas Sumatera Utara; dan 2. Informasi program kerja tahun 2022 yakni pemilihan unit kearsipan terbaik yang akan dilaksanakan pada bulan Agustus, untuk itu para pengelola arsip dapat memulai mempersiapkan dan mengelola sebaik mungkin arsip yang terdapat pada unit kerja masing-masing.
Raisa Dwi Safitri, S.S.I. dan Luknah Uyuni, S.Sos sebagai staf manajemen arsip menjelaskan tata cara pengelolaan arsip di ruang pertemuan Kantor Arsip USU. Pemaparan dimulai dari penjelasaan Instrumentasi Arsip berupa Peraturan Rektor, Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip. Pemaparan dilanjutkan dengan menjelaskan pengelolaan arsip dinamis dan dilanjutkan dengan praktek pengelolaan arsip dinamis.
Office Tour Pengelolaan Arsip Dinamis Kantor Arsip USU
Office Tour Galeri Kantor Arsip USU
Tujuan Kantor Arsip USU menyelenggarakan kegiatan Workshop Pengelolaan Arsip Dinamis di Lingkungan Universitas Sumatera Utara adalah dalam rangka penerapan ilmu di bidang kearsipan, meningkatkan keterampilan dan keahlian para pengelola arsip Universitas Sumatera Utara di unit kerja masing-masing. Selain itu kegiatan ini diharapkan menjadi solusi teknis dan membangun kesadaran para pengelola arsip dalam bidang kearsipan.