evden eve nakliyatdepolamadepolamaevden eveevden eve nakliyat firmalarınakliyeistanbul evden eve nakliyatevden eve nakliyatnakliyatdepolama

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Arsip menjadi suatu hal yang penting karena data atau informasi di dalamnya. Maka dari itu arsip tidak cukup disimpan dengan rapi saja, melainkan juga harus dirawat agar kualitasnya tetap terjaga.

Perawatan arsip adalah aktivitas untuk menyimpan dan mempertahankan arsip agar tetap baik dan mengadakan perbaikan terhadap arsip yang rusak agar informasinya terpelihara. Pada umumnya, kerusakan arsip yang paling sering terjadi adalah sobek, terserang jamur, terkena air, dan terbakar.

Faktor-faktor penyebab kerusakan arsip dapat dibedakan menjadi dua, yaitu:

  • Faktor Internal yaitu penyebab kerusakan yang berasal dari benda arsip itu sendiri, misalnya kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem perekat dan lain-lain.
  • Faktor Esternal yaitu penyebab kerusakan yang berasal dari luar benda arsip, yakni lingkungan fisik seperti suhu dan kelembapan udara, organisme perusak seperti debu yang dapat menjadi sarang bagi jamur dan penanganan yang salah

Kerusakan terhadap arsip harus di perhatikan karena arsip merupakan suatu dokumen yang sangat penting untuk di jaga dan di pelihara dengan baik, agar tidak rusak dan masih utuh pada saat di butuhkan. Indonesia memiliki beberapa wilayah yang rentan terjadi bencana alam musiman seperti banjir adalah salah satu alasan agar mulai mempertimbangkan pengelolaan dan perawatan arsip yang benar melalui prosedur yang tepat demi mencegah kerusakan arsip.

Lalu, bagaimana penanganan arsip yang rusak, baik karena basah atau terkena lumpur akibat banjir?

Berikut cara penanganan arsip yang terdampak bencana:

  1. Merelokasi arsip atau dokumen dari tempat yang basah ke tempat yang kering, aman dan bersih. Memisahkan arsip atau dokumen yang rusak berat, sedang dan yang ringan untuk memudahkan carapenanganan lebih lanjut.
  2. Bersihkan arsip dari kotoran/lumpur dengan air bersih atau air hangat
  3. Semprotkan atau celupkan arsip ke alkohol/etanol untuk menghindari tumbuhnya jamur dan membunuh bakteri
  4. Pisahkan/urai lembar per lembar arsip yang lengket
  5. Keringkan secara alami dengan kipas angin (tidak dijemur dan terkena paparan langsung sinar matahari)
  6. Lakukan restorasi/perbaikan arsip (bila perlu)
  7. Lakukan penanganan dokumen secara sabar, teliti, dan hati-hati.

Adapun agar dokumen penting tidak rusak baik karena banjir, longsor bahkan kebakaran, sebaiknya dokumen penting dipisahkan dengan dokumen lainnya dan disimpan ditempat yang aman. Sehingga akan lebih memudahkan relokasi saat bencana banjir terjadi.

Sumber:

www.kompas.com

Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan Vol.1, No.2, Maret 2013, Seri A

Arsip kertas (media lama atau konvensional) adalah arsip yang informasinya terekam dalam media kertas yang berupa tulisan tangan atau ketikan. Jenis arsip kertas adalah arsip tekstual (paper records, based records, conventional records, human readable records, eye readable records dan hard copy) dan arsip kartografik dan kearsitekturan. Arsip (kertas) perlu dipelihara dan dirawat karena informasi yang terkandung di dalamnya dapat digunakan sebagai alat pengambil keputusan dan penyusunan rencana, bahan bukti dan bahan pembelajaran baik bagi masyarakat pada umumnya.

Pemeliharaan arsip adalah usaha pencegahan arsip agar kondisi fisik dan informasinya tidak rusak selama masih mempunyai nilai guna. Untuk dapat memelihara arsip dengan baik, perlu diketahui beberapa faktor penyebab kerusakan arsip dan cara pencegahannya. Dengan kata lain usaha ini disebut dengan preventif. Sedangkan Perawatan arsip mencakup kegiatan perbaikan dan reproduksi arsip. Perbaikan atau restorasi arsip adalah tindakan dan prosedur dalam merehabilitasi atau memperkuat kondisi fisik arsip/dokumen yang mengalami kerusakan. Tujuan pemeliharaan dan perawatan arsip sesuai dengan dengan tujuan penyelenggaraan kearsipan di dalam Undang-undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 3, yaitu menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara serta meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Salah satu perawatan dan perbaikan arsip kertas yang mudah dan dapat dilakukan oleh siapapun dan di mana saja adalah dengan menggunakan teknik enkapsulasi. Enkapsulasi adalah suatu cara untuk memelihara arsip dengan cara menggunakan bahan pelindung guna menghindarkan arsip dari kerusakan yang bersifat fisik. Bahan garapan dari pelaksanaan enkapsulasi yaitu arsip-arsip yang rusak karena faktor usia dan pengaruh polusi udara dan zat asam, serta arsip yang berlubang karena dimakan serangga. Sebelum enkapsulasi dilaksanakan hendaknya arsip yang akan diperbaiki ada dalam kondisi bersih, kering, dan bebas asam.

Bahan yang diperlukan dalam teknik enkapsulasi adalah:

  1. Plastik Mika Film/polyester
  2. Kain Lap
  3. Double Tape
  4. Roll atau wiper
  5. Pisau Cutter
  6. Penggaris Besi
  7. hook cutter atau gunting kuku

 

Adapun langkah-langkah dalam teknik enkapsulasi adalah:

1. Memasang Plastik Mika Film 

Gambar 1: Siapkan dua lembar plastik polyester ukuran +/- 2,5 cm atau karet magic cutter dan bersihkan dengan kain lap

 

2. Menempatkan Arsip

Gambar 2: Tempatkan arsip yang akan dienkapsulasi di atas plastik polyester dan letakkan pemberat pada bagian tengah arsip.

 

3. Memasang Double Tape

Gambar 3: Berilah perekat double tape kira-kira 3 mm dari bagian pinggir arsip dan beri celah kecil pada setiap sudut (tidak boleh menempel pada arsip karena dapat merusak arsip.

 

4. Membuka Lapisan Double Tape

Gambar 4: Lepaskan lapisan kertas pada double tape

 

5. Merekatkan Plastik Penutup

Gambar 6: Gunakan roll atau wiper dan tekan secara diagonal untuk mengeluarkan udara dan untuk merekatkan double tape pada plastik polyester pada keempat sisi.

 

6. Memotong Plastik Enkapsulasi

Gambar 6: Potong plastik yang berlebih, kira-kira 1-3 mm dari pinggir bagian luar double tape. Dapat dilakukan dengan kacip atau pisau cutter dan penggaris besi.

 

7. Hasil Enkapsulasi

                                                 

Gambar 7: Potong bagian sudut enkapsulasi dengan menggunakan hook cutter atau gunting kuku sehingga bentuknya agak bundar.

 

 

Penulis: Tian Nirwana

Sumber :

- ANRI. Modul: Pemeliharaan dan Perawatan Arsip Kertas. Jakarta : Pusat Pendidikan dan Pelatihan Arsip Nasional Republik Indonesia.

- Suryanah, Yanah. Preservasi Arsip Konvensional (Power Point). Disampaikan Dalam Diklat Fungsional Pengangkatan Arsiparis Tingkat Terampil, Badan Diklat Provinsi Kepulauan Bangka Belitung, 12 November 2015

- Duniaarsip.com

Rabu 12 Februari 2020, Kantor Arsip Unversitas Sumatera Utara menenerima kunjungan dari Mahasiswa Sastra Melayu FIB USU. Kunjungan kali ini bertujuan memperdalam mata kuliah Manajemen Record dan Arsip yang diampu oleh Ibu Himma Dewiyana.

Raisa Dwi Safitri, S.S.I. dan Luknah Uyuni, S.Sos sebagai petugas arsip menjelaskan tata cara pengelolaan arsip universitas di ruang pertemuan kantor arsip. Pemaparan dimulai dari penjelasaan Instrumentasi Arsip berupa Peraturan Rektor, Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, JRA dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip. Pemaparan dilanjutkan dengan menjelaskan secara singkat pengelolaan arsip dinamis dan statis, dimulai dari arsip diciptakan sampai arsip dimusnahkan.

duaaaaa


Dijelaskan juga perihal kedudukan dan kerjasama antar Kantor Arsip USU dan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Seperti pemusnahan arsip harus memiliki ijin dan perwakilan dari dari ANRI. Perbaikan kerusakan arsip yang disebabkan oleh kebanjiran, bencana dan sebagainya, ANRI masih memiliki peran penting untuk memperbaikinya.

tigaaaa


Pertanyaan juga datang dari salah satu pengunjung, "Apakah salah satu contoh Arsip Vital dan perbedannaya dengan arsip statis?". dijelaskan bahwa contoh Arsip Vital adalah sertifikat bangunan dan tanah, denah lokasi kampus dan arsip vital sudah tentu arsip statis dan arsip statis tidak hanya arsip vital.

Kunjungan dilanjutkan dengan memperkenalkan tempat-tempat penyimpanan arsip yang ada di kantor arsip seperti filling kabinet, rak dan roll o pack. Dipraktekkan juga tata cara menyimpan arsip dimasing-masing jenis penyimpanan arsip dan perbedaan dari setiap jenisnya.

empattttt

(arsip/araf)

Seringkali kita dibuat kebingungan bahkan sampai kesal bila kita mencari Ijazah atau Kartu Keluarga manakala dokumen itu dibutuhkan. Tak jarang kita harus memarahi seluruh anggota keluarga karena tidak ada yang bisa memberitahukan keberadaannya. Semua bingung mencari hingga harus menumpahkan seluruh isi lemari. Dokumen yang biasanya dianggap tidak penting kadang membuat kita pusing tujuh keliling ketika tiba saatnya dibutuhkan. Itulah gambaran singkat bila kita tidak peduli dan sering mengabaikan arsip keluarga kita.

Ada beberapa dokumen yang harusnya disimpan secara khusus agar kita cepat untuk mengambilnya dikarenakan dokumen tersebut tergolong vital untuk keberlangsungan hidup kita sebagai warga negara. Dokumen tersebut di antaranya adalah;

  1. Surat Nikah
  2. Kartu Keluarga
  3. Akta Tanah
  4. BPKB
  5. Akta Kelahiran
  6. Kartu Tanda Penduduk (KTP)
  7. Ijazah dan surat berharga lainnya

Setiap negara kini memiliki lembaga peyimpanan arsip nasional. Mengingat nilai informasi dalam arsip begitu penting, maka diperlukan cara khusus untuk merawat dan meyimpan arsip agar nilai informasi di dalamnya tetap aman dan terjaga. Tak terkecuali arsip-arsip yang tergolong dokumen pribadi. Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan terkait cara pemeliharaan dan penyimpanan arsip pribadi.

 

1. Pilah Dokumen

  pict: fixabay.com

Pilah dokumen sesuai dengan kelompok. Apakah dokumen tersebut termasuk arsip pribadi atau arsip keluarga. Contoh arsip keluarga adalah Kartu Keluarga (KK), akta tanah, dan Surat Pemberitahuan Pajak Terhutang Pajak Bumi dan Bangunan (SPPT-PBB). Sedangkan contoh arsip pribadi adalah akta kelahiran, Kartu Tanda Penduduk (KTP), dan ijazah.

Pilah dokumen berdasar nilai guna dokumen, dokumen penting atau tidak, dokumen asli atau foto kopi. “Tidak semua dokumen perlu kita pelihara. Misalkan pembayaran PBB hanya perlu kita simpan tiga tahun terakhir, lainnya bisa kita musnahkan.

 

2. Jangan Melaminating Dokumen/Arsip

pict: fixabay.com

Jangan melaminating dokumen, laminating press akan merusak dokumen. Tulisan dalam dokumen akan menempel di plastik laminating. Dokumen seperti ijazah, akta, surat nikah sudah bebas dari asam. Sehingga hanya dengan perawatan sederhana dapat membuat dokumen tahan sampai dengan 100 tahun tanpa perlu dilaminating. Kalau memang mau dilaminating boleh namun bukan cara press. Hanya seperti disampul namun jangan lupa untuk memberikan rongga sedikit untuk sirkulasi udara.

 

3. Back-up Dokumen

pict: fixabay.com

Semua dokumen penting difotokopi dan dilegalisir untuk mem-back-up dokumen asli apabila terjadi hal yang tidak diinginkan, seperti rusak atau hilang. Dan simpan di tempat yang berbeda karena fungsinya sebagai back-up dan juga yang akan sering kita ambil untuk keperluan yang tidak membutuhkan dokumen aslinya.

 

4. Menyimpan Dokumen

pict: fixabay.com

Simpan semua dokumen baik asli ataupun yang legalisir di tempat yang tidak lembab yang memiliki sirkulasi udara bagus. Jauhkan dari tempat yang mudah basah, lembab, dan dekat dengan arus listrik. Pastikan dokumen aman, tidak mudah dijangkau oleh anak-anak maupun orang yang tidak berhak. Tempatkan dokumen asli di dalam map plastik agar setiap dokumen memiliki sekat. Sehingga dokumen tidak saling bersentuhan dan lengket. Dokumen fotokopi atau legalisir ditempatkan terpisah dari dokumen aslinya.

 

5. Pengecekan Dokumen/Arsip

pict: fixabay.com

Lakukan pengecekan secara periodik dengan membuka dokumen. Hilangkan debu untuk menghindari kerusakan. Cek apakah ada jamur, binatang atau serangga yang merusak dokumen. Jika terdapat dokumen yang rusak, maka keluarkan dokumen yang rusak tersebut untuk diperbaiki dan melakukan restorasi atau perbaikan secara mandiri apabila kerusakan dokumen tergolong ringan misalnya jika dokumen robek, pemilik perlu melakukan penambalan dengan isolasi kertas di bagian belakang jika tidak ada informasi di halaman belakang dokumen dan apabila kerusakan dokumen tergolong berat lebih baik dibawa ke dinas kearsipan setempat untuk direstorasi dan dilapisi kertas tisu jepang. Sebab, beberapa dinas kearsipan telah menyediakan fasilitas penanganan dokumen penting untuk masyarakat.

Penulis : Zanna Afia

Editor: Fista Chairani Zein

Sumber: Website Unair News, Dinas Kearsipan Daerah

International Conference on Archives, Social Science, Humanities and Education (ICoASHE) 2018, yang diselenggarakan oleh USU dari 20 hingga 22 April 2018 dan berlangsung di Ballroom Emerald International Hotel Medan.

Kegiatan tersebut dihadiri oleh Sekjen Kementrian Riset Teknologi dan Perguruan Tinggi, Prof. Ainun Na’im, Ph D, MBA, Wakil Wali Kota Medan, Ir H Achyar Nasution, M Si, Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Dr Mustari Irawan, MPA dan Ketua Umum Perkumpulan Arsip Perguruan Tinggi (PAPTI), Prof Dr Nandang, AD, SH, M Hum.

Konferensi Internasional ini menghadirkan beberapa pembicara yang mengetengahkan materi terkait pengelolaan kearsipan. Di antaranya, Prof dr Charles Jeurgens dari Universiteit Van Amsterdam-Netherlands, Putu Laxman Pendit, Ph D dari Royal Melbourne Institute of Technology-Australia, Dato’ Azemi Abdul Aziz (Director General National Archieves Advisory Committee Malaysia, Rektor USU yang diwakili oleh Sekretaris Universitas, Dr dr Farhat, M Ked (ORL-HNS), Sp THT KL (K), Kepala Arsip Universitas Indonesia, Ir Anom Mirmani, SS, MIM-Arc/Rec, Direktur Administrasi Umum ITB, Dra Binarti Dyah Pertiwi, MH, Wakil Rektor IV Universitas Padjajaran, Dr Sigid Suseno, SH, M Hum dan Wakil Rektor II Universitas Diponegoro, Dr Darsono, SE Akt, MBA dan Staf Ahli Rektor USU, Dr A. Ridwan Siregar, M Lib.

Menurut Prof Runtung, arsip merupakan bukti otentik yang harus didokumentasikan dengan baik, terkait perannya dalam memberi dukungan terhadap tertib administrasi dan kelancaran pengambilan keputusan, tak terkecuali bagi perguruan tinggi. Rektor mengapresiasi Kepala Kantor Pusat Arsip USU, Himma Dewiyana, ST, M Hum, yang bertindak sebagai Ketua Pelaksana Kegiatan, terkait berbagai kegiatan kearsipan yang digelarnya, baik dalam lingkungan internal USU maupun pada tataran nasional dan internasional.

Rektor USU juga berharap konferensi dapat menghasilkan gagasan dan pemikiran-pemikiran baru yang terkait dengan penyelenggaraan dan pengelolaan sistem kearsipan yang lebih baik, khususnya bagi USU dalam mendukung program-program peningkatan kualitas institusi.

Page 1 of 3

Kontak Arsip

Waktu Layanan Informasi Publik

  • Hari Senin—Kamis pukul 07:30—16:00 (istirahat pukul 12:00—13:00)
  • Hari Jum’at pukul 07:30—16:30 (istirahat pukul 11:30—13:00)