Kantor Arsip Universitas Sumatera Utara mengikuti Kegiatan Magang Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) agar dapat menjadi bagian dari Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang dimulai pada tanggal 8 Maret 2022, kegiatan berlangsung hingga sebulan kedepan.
Kegiatan magang ini diselenggarakan melalui Zoom (daring) dan diikuti oleh Staf Kantor Arsip USU. Adapun kegiatan tersebut dibuka langsung oleh Koordinator Kelompok Pengembangan Simpul Jaringan Bapak Drs. Anak Agung Gede Sumardika dan kata sambutan dari Kepala Kantor Arsip Universitas Sumatera Utara Ibu Aisyah, SE., M.Si.
Koordinator Kelompok Pengembangan Simpul Jaringan Bapak Drs. Anak Agung Gede Sumardika mengatakan salah satu kriteria untuk menjadi peserta calon simpul terbaik tahun ini adalah hasil penilaian eksternalnya "B" dalam dua tahun terakhir dan harapan saya pada kegiatan ini agar pengelola SIKN akan semakin bertanggung jawab terhadap apa yang di kerjakan di tempat tugas masing-masing. Karena banyak sekali selama ini yang terjadi mutasi SDM pengelola.
Pembicara pada kegiatan tersebut yakni Ibu Erlina Widyanti, S.AP selaku Arsiparis Penyelia dan Ibu Khairunnisah, S. Kom selaku Pranata Komputer Ahli Pertama.
Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) merupakan aplikasi antar-muka yang dapat digunakan oleh Simpul Jaringan memasukkan informasi kearsipan miliknya untuk selanjutnya dipublikasikan pada website Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN). Disamping itu, aplikasi ini dapat juga digunakan oleh Simpul Jaringan mengolah informasi kearsipan yang dimiliki dalam rangka membantu temu balik baik dalam format digital maupun lokasi fisik arsip di tempat penyimpanannya. Pencarian informasi kearsipan dapat dilakukan dengan berbagai kategori, meliputi: deskripsi arsip, pencipta arsip, fungsi, repositori (tempat penyimpanan), subjek, tempat, serta objek digitalnya. Disamping itu, aplikasi ini memungkinkan juga instansi mengetahui arsip mana yang paling sering diakses oleh pengguna. Adapun Kegiatan ini di bertujuan sebagai peran aktif Universitas Sumatera Utara dalam memberikan layanan informasi kearsipan kepada masyarakat melalui website SIKN JIKN.
Bergabungnya Universitas Sumatera Utara yang dikoordinasikan Kantor Arsip Universitas Sumatera Utara dalam anggota simpul jaringan SIKN dan JIKN agar sekiranya Kantor Arsip dapat berperan aktif dalam penyelenggaraan SIKN dan simpul JIKN secara berkelanjutan untuk terwujudnya informasi yang autentik dan utuh dalam platform “Satu Arsip Autentik Indonesia”.
Kantor Arsip Universitas Sumatera Utara (USU) menjadi tuan rumah dalam kegiatan Temu Wawasan "Best Practice Arsip Universitas Sumatera Utara" bersama Perkumpulan Arsip Perguruan Tinggi Indonesia (PAPTI) yang dilaksanakan pada hari Selasa 25 Januari 2022. Diselenggarakan melalui Zoom meeting yang diikuti oleh anggota PAPTI dari berbagai Perguruan Tinggi di Indonesia.
Acara di buka oleh Rektor Universitas Sumatera Utara Bapak Dr. Muryanto Amin, S.Sos., M.Si, dilanjutkan Welcoming Remarks oleh Bapak Prof. Dr. H. Nandang Alamsah Deliarnoor, S.H., M.Hum. selaku Ketua PAPTI, Pakar Hukum Kearsipan UNPAD dan Ibu Aisyah, SE., M.Si selaku Kepala Kantor Arsip memaparkan Selayang Pandang Kantor Arsip USU.
Narasumber pada Acara tersebut yaitu Sekjen PAPTI Bapak Sandi Ruswandi, S.T., M.M. yang menjelaskan tentang sejarah dan perkembangan PAPTI, dan dari Kantor Arsip memaparkan materi tentang "Sistem Informasi Kearsipan di USU" oleh Araf Ali Wijaya Pasaribu, S.Sos dan "Manajemen Arsip USU" oleh Raisa Dwi Safitri, S.Si,.
Dalam sambutannya, Rektor USU Dr. Muryanto Amin, S.Sos., M.Si mengatakan, kegiatan ini merupakan salah satu upaya untuk melakukan sosialisasi penyelenggaraan kearsipan yang baik dan benar dan perlu dilakukan identifikasi mengenai persoalan-persoalan yang akan diatasi dalam temu wawasan ini. Selain itu, perlu juga dilakukan sharing resources, terutama di keanggotaan PAPTI, sehingga dapat mengecilkan pembiayaan. Kemudian, cara menikmati kebutuhan arsip juga penting untuk disosialisasikan kepada masyarakat, terutama bagi warga Perguruan Tinggi agar dapat mengetahui apa pentingnya arsip.“Semoga dengan adanya keanggotaan PAPTI, bisa memperkuat basis kearsipan di Perguruan Tinggi".
Pada kesempatan yang sama, Ketua Umum PAPTI Prof. Dr. Nandang Alamsah Deliarnoor, S.H. M.Hum menyampaikan kegiatan Temu Wawasan PAPTI menjadi agenda rutin yang dilaksanakan sejak awal 2021,” dan juga USU merupakan salah satu penggagas terbentuknya PAPTI bersama 11 perguruan tinggi lainnya, serta telah menorehkan sejarah di PAPTI dengan berhasil pertama kali menjadi penyelenggara Internasional Conference 2018 di Sumatera Utara. Prof. Nandang turut mengapresiasi keterlibatan USU dalam kegiatan PAPTI. Ia berharap, pembelajaran dari Best Practice USU dapat diambil oleh pengelola kearsipan yang lain.
Kepala Kantor Arsip USU Aisyah, S.E., M.Si turut menjelaskan bahwa Layanan Kantor Arsip USU merupakan salah satu penunjang dalam struktur organisasi di USU yang bertugas mengelola, merawat dan melestarikan dokumen yang bernilai historis bagi USU dan berharap, melalui kegiatan ini, pengelola arsip di Indonesia dapat berbagi ilmu, pengalaman dan wawasan, sehingga dapat menciptakan insight baru yang akan diterapkan di instansi masing-masing.
Foto Bersama dalam Kegiatan Temu Wawasan PAPTI