Alih Media Arsip 

Alih media arsip dilakukan dalam rangka penggunaan dan pemeliharaan arsip aktif dan arsip inaktif pada unit pengolah dan Kantor Arsip USU di lingkungan USU.  Tujuan utama dilakukan alih media adalah agar pelestarian arsip USU terjamin autentisitas, disamping itu tujuan lainnya adalah dengan teknologi alih media yang semakin canggih, akses terhadap arsip yang telah dialih mediakan dapat mudah, cepat dan tepat apabila dilakukan penemuan kembali (retrieval) arsip USU. Alih media adalah kegiatan digitalisasi arsip dari arsip tercetak yang dikonversi menjadi arsip elektronik atau arsip yang memang “lahir” dalam bentuk digital.

Persyaratan Pelayanan :

1. Arsip dalam kategori arsip statis, arsip vital dan arsip terjaga yang bersifat permanen.

Mekanisme dan Prosedur :

1. Membuat surat pengantar yang berisi pengajuan untuk alih media dan digitalisasi arsip,
2. Arsip diantar langsung ke Kantor Arsip atau Staff Kantor Arsip menjemput arsip tersebut ke pencipta arsipnya.
3. Melakukan scanning arsip yang akan di alih mediakan dan digitalisasi arsip,
4. Melakukan editing terhadap arsip yang dialih media, seperti meng crop bagian yang tidak perlu.
5. Arsip disimpan dalam bentuk file PDF, JPEG, TIFF, AVI, WAV, RAW
6. Membuat berita acara alih media arsip atau digitalisasi arsip,
7. Membuat back up data pada hardisk,
8. Menyimpan pada PC,
9. Setelah disimpan, dilakukan proses upload ke JIKN dan SIKN