ARSIP USU: Kantor Arsip Universitas Sumatera Utara (USU) menyambut kunjungan dari Tim Pengawasan Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada tanggal 6-8 Juni 2023 di Gedung Kantor Arsip Universitas Sumatera Utara. Kunjungan ini dalam rangka Verifikasi Lapangan Pengawasan Eksternal di Lingkungan USU dalam penyelenggaraan kearsipan pada setiap pencipta arsip terhadap peraturan perundang-undangan kearsipan sehingga dapat mewujudkan sasaran strategis pembangunan kearsipan nasional yaitu Tertib Arsip, Transformasi Digital dan Memori Kolektif Bangsa. Kunjungan ini dihadiri oleh Dra. Krihanta, M.Si selaku Arsiparis Utama, Yuanita Utami, S.I.p selaku Arsiparis Muda dan Pulung Prasetiyo selaku Arsiparis Pertama Arsip Nasional Republik Indonesia.
Kunjungan tersebut disambut oleh Kepala Kantor Arsip Ibu Aisyah, SE., M.Si dan dibuka langsung oleh Sekretaris Universitas Prof. Dr. dr. Muhammad Fidel Ganis Siregar, M.Ked(OG), Sp.O.G, Subsp.F.E.R dalam sambutannya beliau berharap "Dengan adanya pengawasan kearsipan ini, dapat menciptakan tertib arsip dalam rangka transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan serta penyelamatan arsip sebagai memori kolektif bangsa di lingkungan Universitas Sumatera Utara. Dengan demikian kita juga turut serta dalam mempercepat terwujudnya arsip dinamis dan terselamatkannya arsip statis pada Universitas Sumatera Utara bahkan mendukung ANRI dalam penyelamatan arsip nasional."
Dalam pelaksanaan pengawasan kearsipan ini, dilakukannya klarifikasi dan verifikasi dokumen tambahan yang meliputi: instrumen pengawasan Formulir ASKE KL dan setiap lembaga melakukan self assessment menggunakan Formulir ASKE KL untuk kemudian disampaikan kepada Pusat Akreditasi Kearsipan dengan disertai bukti dukung/portofolio. Adapun portofolio yang dipersiapkan berkenaan dengan 4 (empat) aspek penilaian sebagai berikut:
- Hasil dan produk kebijakan kearsipan;
- Bukti kegiatan pembinaan kearsipan;
- Hasil dan bukti kinerja pengelolaan arsip dinamis yang meliputi penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip dan penyusutan arsip; dan
- Bukti ketersediaan dan kinerja sumber daya kearsipan yang meliputi sumber daya manusia kearsipan, organisasi kearsipan, prasarana dan sarana kearsipan, serta pendanaan kearsipan.
Penyerahan Plakat oleh Prof. Dr. dr. Muhammad Fidel Ganis Siregar, M.Ked(OG), Sp.O.G, Subsp.F.E.R selaku Sekretaris Universitas
Penyerahan Cendramata oleh Ibu Aisyah, SE., M.Si selaku Kepala Kantor Arsip USU