Kunjungan tersebut disambut oleh Kepala Kantor Arsip Ibu Aisyah, SE., M.Si dengan memperlihatkan koleksi khazah arsip foto dan arsip video dari masa ke masa dan diskusi pengecekkan kelayakan ruangan Galeri di Kantor Arsip Universitas Sumatera Utara.
Gema Halelu Isa Meliala, ST., MT selaku Kepala Bidang Penyelamatan Dinas Pemadam Kebakaran Kota Medan juga memeriksa dan pengecekan alat alarm pemadam kebakaran di Kantor Arsip USU
