evden eve nakliyatdepolamadepolamaevden eveevden eve nakliyat firmalarınakliyeistanbul evden eve nakliyatevden eve nakliyatnakliyatdepolama

Tips Merawat Dokumen/Arsip Pribadimu

Seringkali kita dibuat kebingungan bahkan sampai kesal bila kita mencari Ijazah atau Kartu Keluarga manakala dokumen itu dibutuhkan. Tak jarang kita harus memarahi seluruh anggota keluarga karena tidak ada yang bisa memberitahukan keberadaannya. Semua bingung mencari hingga harus menumpahkan seluruh isi lemari. Dokumen yang biasanya dianggap tidak penting kadang membuat kita pusing tujuh keliling ketika tiba saatnya dibutuhkan. Itulah gambaran singkat bila kita tidak peduli dan sering mengabaikan arsip keluarga kita.

Ada beberapa dokumen yang harusnya disimpan secara khusus agar kita cepat untuk mengambilnya dikarenakan dokumen tersebut tergolong vital untuk keberlangsungan hidup kita sebagai warga negara. Dokumen tersebut di antaranya adalah;

  1. Surat Nikah
  2. Kartu Keluarga
  3. Akta Tanah
  4. BPKB
  5. Akta Kelahiran
  6. Kartu Tanda Penduduk (KTP)
  7. Ijazah dan surat berharga lainnya

Setiap negara kini memiliki lembaga peyimpanan arsip nasional. Mengingat nilai informasi dalam arsip begitu penting, maka diperlukan cara khusus untuk merawat dan meyimpan arsip agar nilai informasi di dalamnya tetap aman dan terjaga. Tak terkecuali arsip-arsip yang tergolong dokumen pribadi. Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan terkait cara pemeliharaan dan penyimpanan arsip pribadi.

 

1. Pilah Dokumen

  pict: fixabay.com

Pilah dokumen sesuai dengan kelompok. Apakah dokumen tersebut termasuk arsip pribadi atau arsip keluarga. Contoh arsip keluarga adalah Kartu Keluarga (KK), akta tanah, dan Surat Pemberitahuan Pajak Terhutang Pajak Bumi dan Bangunan (SPPT-PBB). Sedangkan contoh arsip pribadi adalah akta kelahiran, Kartu Tanda Penduduk (KTP), dan ijazah.

Pilah dokumen berdasar nilai guna dokumen, dokumen penting atau tidak, dokumen asli atau foto kopi. “Tidak semua dokumen perlu kita pelihara. Misalkan pembayaran PBB hanya perlu kita simpan tiga tahun terakhir, lainnya bisa kita musnahkan.

 

2. Jangan Melaminating Dokumen/Arsip

pict: fixabay.com

Jangan melaminating dokumen, laminating press akan merusak dokumen. Tulisan dalam dokumen akan menempel di plastik laminating. Dokumen seperti ijazah, akta, surat nikah sudah bebas dari asam. Sehingga hanya dengan perawatan sederhana dapat membuat dokumen tahan sampai dengan 100 tahun tanpa perlu dilaminating. Kalau memang mau dilaminating boleh namun bukan cara press. Hanya seperti disampul namun jangan lupa untuk memberikan rongga sedikit untuk sirkulasi udara.

 

3. Back-up Dokumen

pict: fixabay.com

Semua dokumen penting difotokopi dan dilegalisir untuk mem-back-up dokumen asli apabila terjadi hal yang tidak diinginkan, seperti rusak atau hilang. Dan simpan di tempat yang berbeda karena fungsinya sebagai back-up dan juga yang akan sering kita ambil untuk keperluan yang tidak membutuhkan dokumen aslinya.

 

4. Menyimpan Dokumen

pict: fixabay.com

Simpan semua dokumen baik asli ataupun yang legalisir di tempat yang tidak lembab yang memiliki sirkulasi udara bagus. Jauhkan dari tempat yang mudah basah, lembab, dan dekat dengan arus listrik. Pastikan dokumen aman, tidak mudah dijangkau oleh anak-anak maupun orang yang tidak berhak. Tempatkan dokumen asli di dalam map plastik agar setiap dokumen memiliki sekat. Sehingga dokumen tidak saling bersentuhan dan lengket. Dokumen fotokopi atau legalisir ditempatkan terpisah dari dokumen aslinya.

 

5. Pengecekan Dokumen/Arsip

pict: fixabay.com

Lakukan pengecekan secara periodik dengan membuka dokumen. Hilangkan debu untuk menghindari kerusakan. Cek apakah ada jamur, binatang atau serangga yang merusak dokumen. Jika terdapat dokumen yang rusak, maka keluarkan dokumen yang rusak tersebut untuk diperbaiki dan melakukan restorasi atau perbaikan secara mandiri apabila kerusakan dokumen tergolong ringan misalnya jika dokumen robek, pemilik perlu melakukan penambalan dengan isolasi kertas di bagian belakang jika tidak ada informasi di halaman belakang dokumen dan apabila kerusakan dokumen tergolong berat lebih baik dibawa ke dinas kearsipan setempat untuk direstorasi dan dilapisi kertas tisu jepang. Sebab, beberapa dinas kearsipan telah menyediakan fasilitas penanganan dokumen penting untuk masyarakat.

Penulis : Zanna Afia

Editor: Fista Chairani Zein

Sumber: Website Unair News, Dinas Kearsipan Daerah

Kontak Arsip

Waktu Layanan Informasi Publik

  • Hari Senin—Kamis pukul 07:30—16:00 (istirahat pukul 12:00—13:00)
  • Hari Jum’at pukul 07:30—16:30 (istirahat pukul 11:30—13:00)