Kantor Arsip Universitas Sumatera Utara

Layanan Penyelamatan dan Pelestarian Arsip Statis

Latar Belakang

Penyelamatan dan Pelestarian (Preservasi) Arsip Statis merupakan upaya untuk mempertahankan arsip statis dalam keadaan sebaik mungkin, sehingga arsip statis dapat bertahan dalam jangka waktu yang lama.

Persyaratan Pelayanan

Surat Pengantar.
Daftar Arsip Statis yang rusak.
Berita acara penyerahan arsip statis yang rusak.

Mekanisme dan Prosedur

Kantor arsip menerima surat pengantar;
Melakukan pencatatan dan penerimaan arsip yang akan diperbaiki;
Penyerahan arsip statis yang rusak untuk selanjutnya dipreservasi;
Berita acara penyerahan dan daftar arsip yang diserahkan masing-masing dibuat rangkap dua, dengan ketentuan;
Lembar pertama untuk Pencipta Arsip;
Lembar kedua untuk Kantor Arsip Universitas;
Berita acara penyerahan ditandatangani oleh pejabat dari Unit Pencipta Arsip dan pejabat dari Kantor Arsip Universitas;
Membentuk tim penyelamatan dan pelestarian arsip statis;
Melakukan kooordinasi untuk persiapan tindakan preservasi;
Pemotretan sebelum preservasi untuk melihat kondisi sebelum preservasi dilakukan;
Penomoran lembaran arsip agar tidak hilang atau berantakan;
Pemeriksaan kondisi arsip;
Pembersihan arsip menggunakan dust vacuum, air gun atau sikat;
Penentuan metode restorasi yang akan digunakan;
Membuat laporan dokumentasi fisik arsip (kondisi arsip, metode preservasi, tanggal, staf yang melakukan preservasi);
Deasidifikasi yakni menetralkan asam pada kertas;
Tindakan preservasi dan restorasi arsip dengan teknik: menambal dn menyambung secara manual, leafcasting, paper splitting dan sizing, enkapsulasi atau penjilidan (portepel);
Melakukan pemotretan setelah perbaikan, untuk melihat kondisi setelah dilakukan preservasi dan restorasi; dan
Membuat daftar arsip yang telah dipreservasi dan direstorasi.