Kantor Arsip Universitas Sumatera Utara

Layanan Peminjaman Arsip

Latar Belakang

Peminjaman arsip adalah keluarnya arsip dari file, karena dipinjam baik oleh unit kerja sendiri maupun dari unit kerja lain dalam organisasi. Peminjaman dilakukan melalui pencatatan oleh petugas arsip dengan cara menggunakan formulir pinjam arsip (out-slip).

Guna untuk memberikan pelayanan yang prima, mudah dan cepat terutama dalam layanan peminjaman arsip. Kantor Arsip USU menawarkan beberapa langkah, yang dapat diikuti oleh pengguna. Diantaranya pengguna terlebih dahulu mengisi form peminjaman arsip yang dapat di unduh (terlampir) kemudian dapat langsung mendatangi Kantor Arsip USU atau dapat mengirimkan via email pusatarsip@usu.ac.id

Formulir Pendaftaran Pengunjung Kantor Arsip USU

Formulir Permohonan Penggandaan Arsip

Formulir Peminjaman Arsip

Persyaratan Pelayanan

Surat Pengantar Apabila pengguna berasal dari Lingkungan USU, Surat pengantar berasal dari unit kerja di lingkungan USU dan ditujukan Ke Kepala Kantor Arsip USU. Apabila pengguna berasal dari luar Lingkungan USU (Masyarakat Umum), Surat Pengantar ditujukan ke Rektor USU kemudian diteruskan Ke Kepala Kantor Arsip USU.
Kartu Identitas

Mekanisme dan Prosedur

Pengguna mengunjungi Kantor Arsip USU;
Pengguna memberitahu informasi yang dibutuhkan;
Kasub Pelayanan dan Anggota Pelayanan memberikan pelayanan kepada Pengguna dan mengarahkan Pengguna untuk mengisi Buku Tamu Kantor Arsip USU;
Kasub Pelayanan meminta Surat Pengantar sebagai prosedur awal Pelayanan Arsip di Kantor Arsip USU dan diberikan kepada Kepala Kantor Arsip USU;
Kepala Kantor Arsip menyetujui Surat Pengantar dan mengarahkan Kasub Pelayanan untuk memproses Peminjaman Arsip;
Kasub Pelayanan mengkonfirmasi ke Anggota Pelayanan untuk memproses pencarian arsip yang dibutuhkan;
Anggota Pelayanan mengkonfirmasi ke bagian Manajamen Arsip untuk melakukan pencarian arsip yang dibutuhkan;
Bagian Manajemen Arsip mengecek arsip di Daftar Pertelaan Arsip, kemudian apabila Arsip sudah ditemukan, bagian Manajemen Arsip mengambil arsip di Ruang Penyimpanan Arsip dengan membawa catatan Nomor Rak dan Nomor Box dimana arsip tersebut disimpan;
Kemudian bagian Manajemen Arsip memberikan arsip ke Anggota Pelayanan, lalu Anggota Pelayanan melakukan pengecekan SKKA untuk dapat dilihat apakah arsip tersebut bersifat publik, terbatas, dan rahasia;
Kemudian Anggota Pelayanan memberikan Arsip yang dibutuhkan kepada Pengguna;
Anggota Pelayanan mengarahkan Pengguna untuk mengisi Form Peminjaman Arsip, Buku Registrasi Peminjaman Arsip dan Daftar Arsip yang dipinjam;
Anggota Pelayanan mempersiapkan administrasi peminjaman, seperti memfotocopy Kartu Identitas Pengunjung sebagai bahan pertinggal.