Penyusutan Arsip

Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan.(UU Nomor 43/2009 Psl 1 No.23). Penyusutan arsip dilakukan oleh pencipta arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Lembaga Negara, pemerintah daerah, PTN, BUMN dan BUMD wajib memiliki JRA yang ditetapkan oleh pimpinan lembaga setelah mendapat persetujuan kepala ANRI sedangkan PTS, Perusahaan swasta, orpol dan ormas harus memiliki JRA yang ditetapkan oleh pimpinan setelah mendapat pertimbangan kepala ANRI.

 

Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip adalah kegiatan memusnahkan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan (Perka ANRI Nomor 25 tahun 2012 tentang pedoman pemusnahan arsip).

Tujuan Pemusnahan Arsip

  1. Efisiensi dan efektifitas kerja
  2. Penyelamatan informasi dari pihak yang tidak berhak untuk mengetahuinya

Prinsip Pemusnahan Arsip

  1. Sesuai Prosedur dan Perundang-undangan
  2. Tanggung jawab pencipta arsip
  3. Dilakukan oleh Unit Kearsipan setelah ada persetujuan PPA dan atau Kepala ANRI
  4. Pelaksanaan pemusnahan di lingkungan UK/ditempat lain dibawah koordinasi dan tanggung jawab UK pencipta arsip
  5. Pemusnahan Non arsip di Unit Pengolah
  6. Dilakukan secara total baik fisik dan informasinya

Kriteria Pemusnahan Arsip

  1. Tidak memiliki nilai guna
  2. Telah habis retensi dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA
  3. Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang
  4. Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara