Rabu 12 Februari 2020, Kantor Arsip Unversitas Sumatera Utara menenerima kunjungan dari Mahasiswa Sastra Melayu FIB USU. Kunjungan kali ini bertujuan memperdalam mata kuliah Manajemen Record dan Arsip yang diampu oleh Ibu Himma Dewiyana.

Raisa Dwi Safitri, S.S.I. dan Luknah Uyuni, S.Sos sebagai petugas arsip menjelaskan tata cara pengelolaan arsip universitas di ruang pertemuan kantor arsip. Pemaparan dimulai dari penjelasaan Instrumentasi Arsip berupa Peraturan Rektor, Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, JRA dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip. Pemaparan dilanjutkan dengan menjelaskan secara singkat pengelolaan arsip dinamis dan statis, dimulai dari arsip diciptakan sampai arsip dimusnahkan.

Dijelaskan juga perihal kedudukan dan kerjasama antar Kantor Arsip USU dan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Seperti pemusnahan arsip harus memiliki ijin dan perwakilan dari dari ANRI. Perbaikan kerusakan arsip yang disebabkan oleh kebanjiran, bencana dan sebagainya, ANRI masih memiliki peran penting untuk memperbaikinya.

Pertanyaan juga datang dari salah satu pengunjung, "Apakah salah satu contoh Arsip Vital dan perbedannaya dengan arsip statis?". dijelaskan bahwa contoh Arsip Vital adalah sertifikat bangunan dan tanah, denah lokasi kampus dan arsip vital sudah tentu arsip statis dan arsip statis tidak hanya arsip vital.

Kunjungan dilanjutkan dengan memperkenalkan tempat-tempat penyimpanan arsip yang ada di kantor arsip seperti filling kabinet, rak dan roll o pack. Dipraktekkan juga tata cara menyimpan arsip dimasing-masing jenis penyimpanan arsip dan perbedaan dari setiap jenisnya.

(arsip/araf)