Sejak Diterbitkannya Keputusan Rektor Universitas Sumatera Utara Nomor 2472/UN5.1.R/SK/TPM/2011 tentang pendirian Kantor Arsip Universitas Sumatera Utara maka Kantor Arsip USU menjadi bagian dari Sekretaris Universitas bersama dengan  Kantor Humas, Promosi dan Protokoler, Kantor Hukum dan Tata Usaha. Arsip Universitas Sumatera Utara bertanggung jawab langsung kepada Rektor melalui Sekretaris Universitas.

Arsip Universitas Sumatera Utara terdiri atas :

1. Kepala Arsip
2. Bidang Manajemen Kearsipan
3. Bidang Layanan Kearsipan
4. Sistem Informasi Kerarsipan
5. Keamanan dan Kerumahtanggaan