Konferensi Internasional ini menghadirkan beberapa pembicara yang mengetengahkan materi terkait pengelolaan kearsipan. Di antaranya, Prof dr Charles Jeurgens dari Universiteit Van Amsterdam-Netherlands, Putu Laxman Pendit, Ph D dari Royal Melbourne Institute of Technology-Australia, Dato’ Azemi Abdul Aziz (Director General National Archieves Advisory Committee Malaysia), Rektor USU yang diwakili oleh Sekretaris Universitas, Dr dr Farhat, M Ked (ORL-HNS), Sp THT KL (K), Kepala Arsip Universitas Indonesia, Ir Anom Mirmani, SS, MIM-Arc/Rec, Direktur Administrasi Umum ITB, Dra Binarti Dyah Pertiwi, MH, Wakil Rektor IV Universitas Padjajaran, Dr Sigid Suseno, SH, M Hum dan Wakil Rektor II Universitas Diponegoro, Dr Darsono, SE Akt, MBA dan Staf Ahli Rektor USU, Dr A. Ridwan Siregar, M Lib.

Menurut Prof Runtung, arsip merupakan bukti otentik yang harus didokumentasikan dengan baik, terkait perannya dalam memberi dukungan terhadap tertib administrasi dan kelancaran pengambilan keputusan, tak terkecuali bagi perguruan tinggi. Rektor mengapresiasi Kepala Kantor Pusat Arsip USU, Himma Dewiyana, ST, M Hum, yang bertindak sebagai Ketua Pelaksana Kegiatan, terkait berbagai kegiatan kearsipan yang digelarnya, baik dalam lingkungan internal USU maupun pada tataran nasional dan internasional.

Rektor USU juga berharap konferensi dapat menghasilkan gagasan dan pemikiran-pemikiran baru yang terkait dengan penyelenggaraan dan pengelolaan sistem kearsipan yang lebih baik, khususnya bagi USU dalam mendukung program-program peningkatan kualitas institusi.