Peraturan Rektor USU Tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan

Alih Media Arsip 

Alih media arsip dilakukan dalam rangka penggunaan dan pemeliharaan arsip aktif dan arsip inaktif pada unit pengolah dan Kantor Arsip USU di lingkungan USU.  Tujuan utama dilakukan alih media adalah agar pelestarian arsip USU terjamin autentisitas, disamping itu tujuan lainnya adalah dengan teknologi alih media yang semakin canggih, akses terhadap arsip yang telah dialih mediakan dapat mudah, cepat dan tepat apabila dilakukan penemuan kembali (retrieval) arsip USU. Alih media adalah kegiatan digitalisasi arsip dari arsip tercetak yang dikonversi menjadi arsip elektronik atau arsip yang memang “lahir” dalam bentuk digital.

Persyaratan Pelayanan :

1. Arsip dalam kategori arsip statis, arsip vital dan arsip terjaga yang bersifat permanen.

Mekanisme dan Prosedur :

1. Membuat surat pengantar yang berisi pengajuan untuk alih media dan digitalisasi arsip,
2. Arsip diantar langsung ke Kantor Arsip atau Staff Kantor Arsip menjemput arsip tersebut ke pencipta arsipnya.
3. Melakukan scanning arsip yang akan di alih mediakan dan digitalisasi arsip,
4. Melakukan editing terhadap arsip yang dialih media, seperti meng crop bagian yang tidak perlu.
5. Arsip disimpan dalam bentuk file PDF, JPEG, TIFF, AVI, WAV, RAW
6. Membuat berita acara alih media arsip atau digitalisasi arsip,
7. Membuat back up data pada hardisk,
8. Menyimpan pada PC,
9. Setelah disimpan, dilakukan proses upload ke JIKN dan SIKN

Studi Banding, Penelitian/Riset dan Magang

Sebagai wujud pengabdian kepada masyarakat, Kantor Arsip USU membuka pintu kepada siswa, mahasiswa, masyarakat dan instansi diluar USU untuk ikut serta dalam kegiatan berbagi ilmu dan pengembangan kearsipan bersama-sama melalui kegiatan Studi Banding, Penelitian/Riset dan Magang. Adapun tujuannya adalah untuk menambah wawasan dan pengetahuan yang akan diterapkan  kedepannya untuk mengelola arsip menjadi lebih baik.

Studi Banding

Studi Banding dilakukan dengan cara kunjungan dan pelatihan khusus tentang kearsipan dengan materi yang sudah disusun secara spesifik dan sistematis. Studi Banding diselenggarakan melalui kerja sama dengan instansi lain di luar USU.

Penelitian/Riset

Kantor Arsip USU memberikan sumber-sumber data dan informasi kepada peneliti  tentang institusi perguruan tinggi bagi yang memiliki ketertarikan terhadap proyek penelitian. 

Magang atau Praktik Kerja Lapangan

Magang adalah proses untuk menerapkan keilmuan atau kompetensi yang didapat selama menjalani masa pendidikan, di dunia kerja secara langsung maka Kantor Arsip USU memberi kesempatan kepada siswa dan mahasiswa untuk melakukan magang di Kantor Arsip USU. Magang bisa diikuti oleh perorangan ataupun kelompok yang ingin mempelajari suatu materi ilmu kearsipan secara lebih mendalam. Magang bisa diikuti Civitas Akademika dan Tenaga Kependidikan USU, Instansi maupun Masyarakat Umum.

Persyaratan Studi Banding, Penelitian atau Riset

Adapun persyaratan yang harus diikuti untuk melakukan Studi Banding, Penelitian atau Riset di Kantor Arsip USU, yaitu:

1. Pengunjung wajib mengajukan Surat permohonan kunjungan studi banding, penelitian atau riset
2. Pengunjung wajib berpakaian rapi dan sopan sesuai peraturan yang berlaku di Kantor Arsip USU
3. Pengunjung wajib mengisi buku tamu Kantor Arsip USU

Prosedur Studi Banding, Penelitian atau Riset

Adapun prosedur dan mekanisme penerimaan kunjungan Studi Banding, Penelitian atau Riset pada Kantor Arsip USU, yakni:

1. Calon pengunjung mengirimkan surat permohonan kunjungan ke Kantor Arsip USU melalui email atau diantar langsung.
2. Kantor Arsip memverifikasi kelengkapan data calon pengunjung studi banding, penelitian atau riset.
3. Selanjutnya Kepala Kantor Arsip memberi persetujuan kunjungan studi banding, penelitian atau riset.
4. Menetapkan jadwal kunjungan oleh Kantor Arsip kepada calon pengunjung
5. Kantor Arsip memgirimkan surat tanggapan beserta jadwal kunjungan yang telah ditentukan.
6. Pada hari pelaksanaan studi banding, penelitian atau riset calon pengunjung diharuskan mengisi buku tamu, berpakaian rapi dan sopan, serta menjaga kebersihan, ketertiban juga kenyamanan selama kunjungan berlangsung.
7. Kantor Arsip memberikan pemaparan untuk kegiatan Studi Banding dan penyampaian informasi untuk kegiatan Penelitian atau Riset.
8. Setelah kunjungan berakhir setiap peserta wajib mengisi kuisioner survey kepuasan pengguna yang telah disediakan.
9. Kunjungan ditutup dengan foto bersama.
10. Kegiatan selesai.

Persyaratan Pelayanan :

1. Mengisi Buku Tamu
2. Menunjukkan Indentitas
3. Membawa Surat Pengantar
   
   • Apabila pengguna berasal dari Lingkungan USU, Surat pengantar berasal dari unit kerja di lingkungan USU dan ditujukan Ke Kepala Kantor Arsip USU.
   • Apabila pengguna berasal dari luar Lingkungan USU (Masyarakat Umum), Surat Pengantar ditujukan ke Rektor USU kemudian diteruskan Ke Kepala Kantor Arsip USU.
4. Mengisi dan menandatangani buku catatan konsultasi sebagai bukti dilaksanakannya kegiatan konsultasi

Mekanisme dan Prosedur :

1. Pengguna mengunjungi Kantor Arsip USU
2. Petugas bagian pelayanan menanyakan tujuan kedatangan pengguna
3. Pengguna mengisi Buku Tamu Kantor Arsip USU, kemudian menyampaikan tujuan mengunjungi Kantor Arsip USU
4. Petugas pelayanan mengarahkan pengguna ke Arsiparis/pejabat yang berkompeten dan sesuai dengan kebutuhannya.
5. Petugas mempersilahkan pengunjung, menunggu di ruang tunggu
6. Petugas mempertemukan pengunjung kepada arsiparis/ pejabat yang berkompeten di ruang konsultasi.