evden eve nakliyatdepolamadepolamaevden eveevden eve nakliyat firmalarınakliyeistanbul evden eve nakliyatevden eve nakliyatnakliyatdepolama

Langkah-Langkah Pemeliharaan dan Perawatan Arsip Kertas

Arsip kertas (media lama atau konvensional) adalah arsip yang informasinya terekam dalam media kertas yang berupa tulisan tangan atau ketikan. Jenis arsip kertas adalah arsip tekstual (paper records, based records, conventional records, human readable records, eye readable records dan hard copy) dan arsip kartografik dan kearsitekturan. Arsip (kertas) perlu dipelihara dan dirawat karena informasi yang terkandung di dalamnya dapat digunakan sebagai alat pengambil keputusan dan penyusunan rencana, bahan bukti dan bahan pembelajaran baik bagi masyarakat pada umumnya.

Pemeliharaan arsip adalah usaha pencegahan arsip agar kondisi fisik dan informasinya tidak rusak selama masih mempunyai nilai guna. Untuk dapat memelihara arsip dengan baik, perlu diketahui beberapa faktor penyebab kerusakan arsip dan cara pencegahannya. Dengan kata lain usaha ini disebut dengan preventif. Sedangkan Perawatan arsip mencakup kegiatan perbaikan dan reproduksi arsip. Perbaikan atau restorasi arsip adalah tindakan dan prosedur dalam merehabilitasi atau memperkuat kondisi fisik arsip/dokumen yang mengalami kerusakan. Tujuan pemeliharaan dan perawatan arsip sesuai dengan dengan tujuan penyelenggaraan kearsipan di dalam Undang-undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 3, yaitu menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara serta meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Salah satu perawatan dan perbaikan arsip kertas yang mudah dan dapat dilakukan oleh siapapun dan di mana saja adalah dengan menggunakan teknik enkapsulasi. Enkapsulasi adalah suatu cara untuk memelihara arsip dengan cara menggunakan bahan pelindung guna menghindarkan arsip dari kerusakan yang bersifat fisik. Bahan garapan dari pelaksanaan enkapsulasi yaitu arsip-arsip yang rusak karena faktor usia dan pengaruh polusi udara dan zat asam, serta arsip yang berlubang karena dimakan serangga. Sebelum enkapsulasi dilaksanakan hendaknya arsip yang akan diperbaiki ada dalam kondisi bersih, kering, dan bebas asam.

Bahan yang diperlukan dalam teknik enkapsulasi adalah:

  1. Plastik Mika Film/polyester
  2. Kain Lap
  3. Double Tape
  4. Roll atau wiper
  5. Pisau Cutter
  6. Penggaris Besi
  7. hook cutter atau gunting kuku

 

Adapun langkah-langkah dalam teknik enkapsulasi adalah:

1. Memasang Plastik Mika Film 

Gambar 1: Siapkan dua lembar plastik polyester ukuran +/- 2,5 cm atau karet magic cutter dan bersihkan dengan kain lap

 

2. Menempatkan Arsip

Gambar 2: Tempatkan arsip yang akan dienkapsulasi di atas plastik polyester dan letakkan pemberat pada bagian tengah arsip.

 

3. Memasang Double Tape

Gambar 3: Berilah perekat double tape kira-kira 3 mm dari bagian pinggir arsip dan beri celah kecil pada setiap sudut (tidak boleh menempel pada arsip karena dapat merusak arsip.

 

4. Membuka Lapisan Double Tape

Gambar 4: Lepaskan lapisan kertas pada double tape

 

5. Merekatkan Plastik Penutup

Gambar 6: Gunakan roll atau wiper dan tekan secara diagonal untuk mengeluarkan udara dan untuk merekatkan double tape pada plastik polyester pada keempat sisi.

 

6. Memotong Plastik Enkapsulasi

Gambar 6: Potong plastik yang berlebih, kira-kira 1-3 mm dari pinggir bagian luar double tape. Dapat dilakukan dengan kacip atau pisau cutter dan penggaris besi.

 

7. Hasil Enkapsulasi

                                                 

Gambar 7: Potong bagian sudut enkapsulasi dengan menggunakan hook cutter atau gunting kuku sehingga bentuknya agak bundar.

 

 

Penulis: Tian Nirwana

Sumber :

- ANRI. Modul: Pemeliharaan dan Perawatan Arsip Kertas. Jakarta : Pusat Pendidikan dan Pelatihan Arsip Nasional Republik Indonesia.

- Suryanah, Yanah. Preservasi Arsip Konvensional (Power Point). Disampaikan Dalam Diklat Fungsional Pengangkatan Arsiparis Tingkat Terampil, Badan Diklat Provinsi Kepulauan Bangka Belitung, 12 November 2015

- Duniaarsip.com

Kontak Arsip

Waktu Layanan Informasi Publik

  • Hari Senin—Kamis pukul 07:30—16:00 (istirahat pukul 12:00—13:00)
  • Hari Jum’at pukul 07:30—16:30 (istirahat pukul 11:30—13:00)